Ratgeber
IT-Dienstleister wechseln, ohne dass etwas verloren geht
Ein Wechsel ist kein Drama, wenn er geplant ist. Diese Checkliste zeigt, was Sie vorher klären sollten, egal zu wem Sie wechseln. Sachlich und fair gegenüber Ihrem bisherigen Dienstleister.
Checkliste
Was Sie vor einem Wechsel klären sollten
Haken Sie ab, was erledigt ist. Nicht alles trifft auf jeden Betrieb zu.
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Vertrag
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragsende nachsehen
- Klären, welche Leistungen bis zum Vertragsende noch laufen
- Kündigung schriftlich und fristgerecht, zum regulären Vertragsende
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Wem gehört was?
- Domain: Wer ist als Inhaber eingetragen?
- Cloud- und Lizenzkonten: Auf wen laufen sie?
- Router, Firewall, Server: Wer hat die Zugänge, wem gehören die Geräte?
- Gemietete Server und Verträge mit Anbietern: Auf wessen Namen?
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Dokumentation
- Netzplan und Liste der Geräte
- Zugangsdaten zu Router, Firewall, WLAN, Servern und Diensten
- Übersicht über Lizenzen und Laufzeiten
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Datensicherung
- Wo liegt die Sicherung, und wer kommt heran?
- Wurde schon einmal etwas daraus zurückgeholt?
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Übergabe
- Termin für die Übergabe vereinbaren
- Festhalten, wer was übergibt und bis wann
- Nach dem Wechsel alle Passwörter und Zugänge ändern
Vorlage
Musterschreiben für die Übergabe
Ein sachlicher Brief ist der schnellste Weg. Ihr bisheriger Dienstleister hat Ihre IT bis heute betreut, und eine geordnete Übergabe liegt in beider Interesse.
Die Vorlage hilft bei der Organisation und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem Vertrag wenden Sie sich an eine Rechtsberatung.
Betreff: Übergabe von Zugängen und Dokumentation
Sehr geehrte Damen und Herren,
unser Vertrag über die IT-Betreuung endet zum [Datum]. Für eine geordnete Übergabe bitten wir Sie, uns bis zum [Datum] Folgendes zukommen zu lassen:
- Zugangsdaten zu Router, Firewall, Switches und WLAN
- Administratorzugänge zu Servern und Diensten
- Zugänge zu Domain- und Lizenzkonten, soweit Sie diese für uns führen
- vorhandene Dokumentation, etwa Netzplan, Geräteliste und Angaben zur Datensicherung
Für Rückfragen erreichen Sie uns unter [Telefon]. Vielen Dank für die bisherige Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]
Und wenn Sie zu mir wechseln möchten?
Sprechen Sie mich an
Als Bestandsaufnahme eignet sich der IT-Check: Danach wissen Sie, was vorhanden ist und was Sie sich übergeben lassen sollten. Wie wir den Wechsel zeitlich legen, besprechen wir im Erstgespräch.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?
Mit Blick auf das Vertragsende. Planen Sie die Übergabe so, dass beide Seiten genug Zeit haben. Wie wir den Wechsel zeitlich legen, besprechen wir gern im Erstgespräch.
Was, wenn es keine Dokumentation gibt?
Dann ist eine Bestandsaufnahme der erste Schritt. Beim IT-Check nehme ich auf, was vorhanden ist, und schreibe auf, was fehlt.
Wie finde ich heraus, wem unsere Domain gehört?
Fragen Sie bei Ihrem Dienstleister oder dem Anbieter, bei dem die Domain registriert ist, nach dem eingetragenen Inhaber. Steht dort nicht Ihr Betrieb, sprechen Sie das bei der Übergabe an.
Ersetzt diese Seite eine Rechtsberatung?
Nein. Die Checkliste hilft bei der Organisation. Bei Fragen zu Ihrem Vertrag wenden Sie sich an eine Rechtsberatung.
Über einen Wechsel sprechen
Rufen Sie gern an. Wenn ich nicht rangehe, melde ich mich in der Regel innerhalb eines Werktags, ebenso auf Nachrichten. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Philipp Becker · Neovation IT, Moers